De Belastingdienst controleert niet vaak. En als zij controleert, mag best veel. Zolang je alles maar netjes administreert.

Als je in loondienst bent, is bijna alles duidelijk. Niet alleen wat je verdient, maar ook wat je mag declareren en wat niet. Dat laatste is voor ondernemers vaak veel minder duidelijk. Kun je een lunch met een vriendin op de zaak zetten of niet? En kun je het maken om elk jaar een nieuwe zakelijke telefoon te kopen of ziet de Belastingdienst dat als ontoelaatbaar hobbyisme?

Veel starters zijn bang dat zij te veel kosten opvoeren. Doorgaans ten onrechte, want de Belastingdienst is best soepel. Als jij denkt dat je elk jaar een nieuwe telefoon nodig hebt, is dat jouw keuze. Je mag ‘m gewoon aftrekken voor de belasting. Eigenlijk zijn er maar twee zaken om bij elke declaratie in je achterhoofd te houden:

  1. Afwijkende regels. Kosten zijn kosten, maar voor sommige posten gelden afwijkende regels. Zo kun je de btw bij horeca-uitgaven niet terugvragen. Ook mag je van uitgaven aan eten en drinken slechts 73,5 procent van de gemaakte kosten boeken als bedrijfskosten. Als je zakelijke kilometers declareert die je in je eigen auto hebt gereden à 19 cent per kilometer, is dat inclusief parkeergeld. Dat betekent dat je parkeerbonnetjes niet als aparte kostenpost mag boeken. Tenslotte zijn kleren, de kapper en andere uitgaven aan persoonlijke verzorging vrijwel nooit aftrekbaar.
  2. Goede administratie. Je mag natuurlijk alleen uitgaven boeken die als ‘zakelijk’ zijn te verantwoorden. Maar de marges zijn hier best ruim. Bovengenoemde lunch met een vriendin, is meestal wel als zakelijk te boeken. Noem het ‘netwerken’ of iets dergelijks. Alleen als bepaalde uitgaven, bijvoorbeeld aan eten en drinken, excessief zijn, kan er een belletje gaan rinkelen. Als je structureel een kwart van je omzet uitgeeft in de horeca, loop je een verhoogd risico. Al kun je er mee wegkomen als je een goed verhaal hebt. Maar als je geen administratie hebt en geen bonnetjes bewaart, kom je ook met een goed verhaal niet weg. Dan is de fiscus helemaal niet meer zo soepel.

Dit artikel is oorspronkelijk verschenen op z24.nl